Kuinka valita paras mahdollinen juontaja yritysjuhlaan - 5 käytännön vinkkiä ammattilaiselta tapahtumajärjestäjälle

 

Yritysjuhlan juontajalla on tapahtuman onnistumisen kannalta suurempi merkitys, kuin usein ymmärretäänkään. Juontaja on tapahtuman kasvot ja ääni. Hänen esiintymisensä, sanavalintansa ja työskentelytapansa määrittävät tunnelman, illan sujuvuuden ja vieraiden kokemuksen.  Juontojen avulla tapahtuman tunnelma todellakin nousee kattoon taikka pahimmillaan illasta tulee tasapaksu pannukakku.

Loistava juontaja kruunaa tapahtuman, joten valitse tarkasti juuri teidän tilaisuuteen sopiva juontaja.

Tässä blogitekstissä on sinulle 5 käytännön vinkkiä, joiden avulla löydät juuri teidän tilaisuuteenne täydellisen juontajan. Olipa sitten kyseessä gaala, pikkujoulut, asiakastilaisuus tai vaikkapa koko firman kickoff.

 

1. Kirkasta tapahtuman tavoite ennen juontajan valintaa

Kuohuviinin juominen hyvässä seurassa on aina mukavaa, mutta Succeen mielestä jokaisella tapahtumalla tulee olla selkeä tavoite. Tavoite voi olla esimerkiksi henkilöstön sitouttaminen uuteen strategiaan, yhteenkuuluvuuden vahvistaminen, työhyvinvoinnin lisääminen tai kiitosjuhla onnistuneesta kvartaalista. Juontajan rooli muuttuu täysin sen mukaan, mikä on tapahtuman tavoite.

Kun valitsette juontajaa, pohtikaa näitä tulokulmia:

• Onko juontajan roolina kuljettaa iltaa eteenpäin jouhevasti vai onko juontajalla viihdytäjän rooli? Juontajia ja juontotyylejä on erilaisia, joten jokaiseen makuun löytyy varmasti tekijä.
• Onko ohjelma tiivis & infomatiivinen vai rennon joustava?
• Millainen yleisö on paikalla? Millä kielellä tapahtuman juonnot toivotaan tehtävän, onko vieraat talon omaa väkeä vai sidosryhmiä. Onko tilaisuus avec?
• Hyvä juontaja ei vain “käy lavalla spiikkaamassa”, vaan loistava juontaja tukee tapahtuman tavoitetta, parantaa tunnelmaa sekä rakentaa punaista lankaa koko illalle.

Vinkki: Kun tavoite on selkeä, juontaja voi ehdottaa toimivia ratkaisuja aikatauluun, juontoihin ja siirtymiin.

 

2. Valitse juontajan tyyli, joka sopii juuri teidän yrityksen ja tapahtuman brändiin

Millainen tapahtuma, sellainen juontaja. Kaikki hyvät juontajat eivät sovi kaikkiin tilaisuuksiin. Tässä muutama esimerkki juontotyylistä ja minkälaisiin tapahtumiin erilaiset juontotyylit sopivat:

• Asiallinen ja rauhallinen: seminaarit, strategiapäivät
• Energinen ja osallistava: kickoffit, henkilöstöjuhlat
• Elegantti ja juhlava, gaalat: palkintotilaisuudet
• Rento ja lämmin, asiakastilaisuudet: after work -tapahtumat

Tärkeintä juontajan valinnassa on yhteensopivuus yrityksen kulttuurin kanssa. Jos yritys on moderni ja nopearytminen, liian seremoniallinen tyyli voi tuntua jäykältä ja toisin päin.

 

3. Miten haluat, että juontaja osallistuu illan suunnitteluun ja valmisteluihin

Juontajan ammattitaitoa kannattaa hyödyntää jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Ammattijuontaja on ollut sadoissa erilaisissa tapahtumissa mukana ja niin halutessanne osaa auttaa teitä illan kokonaisuuden koostamisessa.

Ennen kuin pyydät juontajalta tarjousta, ota huomioon:

• Laaditteko te juontajalle tapahtuman käsikirjoituksen vai luoko juontaja juonnot teidän aikataulun pohjalta?
• Onko juontajan vastuulla taustatyön tekeminen mahdollisista puhujista, esiintyjistä taikka palkittavista? Onko tapahtumassa haastatteluja ”lennosta” vai tuleeko niitä valmistella?
• Kuinka paljon illan juontojen suunnittelusta jää juontajan hartioille vai saapuuko hän valmiiseen pöytään? Ennakkovalmistautumisen määrä vaikuttaa suoraan juontajan palkkioon.

Hyvä juontaja ei odota briiffiä käsi ojossa, vaan hän auttaa teitä rakentamaan illasta toimivan kokonaisuuden.

 

4. Julkisuuden henkilö vai kokenut tapahtumajuontaja

Julkisuudesta tunnettu henkilö saattaa tuoda monen mielestä lisäarvoa tapahtumaan. Ja näin onkin! Jos budjetti sallii ja haluatte tapahtumaanne valita vaikkapa TV:stä tutun juontajan, kannattaa näin toimia. Etenkin jos vieraita tarvitsee houkutella tapahtumaan mukaan, saattaa osallistujamäärä nousta tunnetun henkilön avulla.

Kannattaa myös pohtia minkälainen rooli ja näkyvyys itse tapahtuman aikana juontajalla on? Jos juontoja on vähän ja ne on pääasiassa illan onnistumisen kannalta informatiivisiä, voi miettiä kannattaako iltaan bookata arvokas ”vappupimiä” karrikoidusti kertomaan, että ”pöytä on katettu ja tässä tulee illan bilebändi”.

Toisinaan tapahtuman budjetti onkin napakampi, jolloin kannattaakin ottaa huomioon, valitsetteko ammattijuontajan, joka ei ole julkkis. Tällöin kustannus on alhaisempi ja laatu vähintäänkin yhtä korkeaa. Juontaja, jolla ei ole julkisuusarvoa, on edullisempi vaihtoehto ja tällöin ylijäävällä rahalla voi vaikka tilaisuudessa panostaa kalliimpaan esiintyjään taikka tuoda elämyksellisiä elementtejä iltaan.

Se, että on radiojuontaja, tubettaja taikka on voittanut kauneuskilpailun, ei ole synonyymi ammattijuontajalle!

 

5. Yleisö muistaa tunteen, ei juontoja

Juontaja luo tapahtuman tunnelman, elää yleisön ja esiintyjien kanssa hetkessä ja luo illasta soljuvan kokonaisuuden. Loistava juontaja tuntee yleisönsä ja edustamansa yrityksen.

Täydellinen ilta on ensimmäisestä juonnosta viimeiseen spiikkiin saakka osallistava, tapahtuman näköinen sekä tilaisuuden luonnetta mukaileva.

Oikeanlainen juontaja vahvistaa tapahtuman tavoitetta, loihtii illasta sujuvan ja muistettavan, hän korostaa esiintyjiä ja vieraita – ei itseään. Ja yksi tärkeimmistä huomioitavista asioista on, että kokenut juontaja helpottaa järjestäjän työtä merkittävästi ja on tapahtumajärjestäjän ”wing man”.

Kun valinta juontajasta tehdään ajoissa ja selkein kriteerein, juontaja ei ole “kiva lisä”, vaan tapahtuman kokoava tekijä!

 

Lue referenssejä Succeen juontajista TÄÄLTÄ

 

Kuva Elisa Honkasalo Studio760