Näin ammattijuontaja pitää etäyleisön mukana webinaarissa alusta loppuun

Webinaari ja etäseminaari eroavat livetapahtumasta enemmän kuin moni järjestäjä etukäteen ajattelee. Yleisö ei istu samassa salissa, jossa juontaja voi lukea ilmeitä ja tunnelmaa suoraan katsomosta, vaan seuraajat ovat hajallaan kotona, toimistolla tai matkalla, silmät ruudussa ja huomio helposti herpaantumassa. Juuri tämän takia webinaarin juontaminen vaatii erilaista otetta kuin livetapahtuma: teknisen sujuvuuden tukemista yhteistyössä tuotantotiimin kanssa, chatin ja kysymysten aktiivista huomioimista sekä aikataulun tarkkaa hallintaa, kun kaikki tapahtuu kameran ja mikrofonin välityksellä. Kokenut ammattijuontaja tuo tähän kokonaisuuteen mielenrauhan, jota jokainen yrityksen viestintä- tai tapahtumatiimi kaipaa, kun asiantuntijawebinaari striimataan sadoille tai tuhansille katsojille yhtä aikaa.

Livetapahtumassa juontaja voi hyödyntää fyysistä tilaa, liikkua lavalla, katsoa yleisöä silmiin ja reagoida salin energiaan välittömästi. Webinaarissa tätä keinovalikoimaa ei ole käytössä, ja kaikki tunnelman rakentaminen tapahtuu äänensävyllä, sanavalinnoilla ja ruudulla näkyvällä läsnäololla. Etäyleisö kyllästyy nopeasti, jos ohjelma etenee tasapaksuna monologina, ja huomio siirtyy helposti sähköpostiin tai toiseen välilehteen. Ammattijuontaja tietää, että katsojan huomio pitää ansaita uudelleen muutaman minuutin välein pienillä koukuilla, kysymyksillä ja vaihtelulla – myös paneelikeskustelussa tai lanseeraus- ja sidosryhmätilaisuudessa. Tämä vaatii tarkkaa tuntemusta siitä, miten digitaalinen yleisö käyttäytyy, ja kykyä pitää energia ja tunnelma kattoon, vaikka fyysistä palautetta ei näy kasvoilta.

Webinaarissa tekniikka on osa esitystä siinä missä lavavalot livetapahtumassa. Yhteysongelmat, äänikatkokset tai viivästynyt puheenvuorojen vaihto näkyvät katsojalle välittömästi ja voivat pilata koko tilaisuuden vaikutelman sekunneissa. Kokenut juontaja osaa ennakoida näitä tilanteita, pitää yhteyttä tuotantotiimiin taustakanavan kautta ja paikata katkokset luonnollisella jatkopuheella niin, ettei yleisö ehdi hämmentyä. Hän osallistuu myös etukäteiseen tekniseen läpimenoon yhdessä tuotantotiimin kanssa, jotta esiintyjien äänet, kuvat ja esitysmateriaalit toimivat saumattomasti ja itse sisältöön voidaan keskittyä täysillä. Tämä tekninen varmuus on juuri sitä mielenrauhaa, jota järjestäjä tarvitsee, kun tapahtuma lähtee käyntiin usean sadan katsojan silmien alla.

Webinaarin suurin etu livetapahtumaan verrattuna on chat ja siihen tulevat kysymykset, mutta se on myös yksi vaativimmista hallittavista elementeistä. Ammattijuontaja seuraa keskustelua reaaliaikaisesti, nostaa esiin osuvia kommentteja ja poimii kysymyksiä oikeaan hetkeen niin, että yleisö kokee tulevansa kuulluksi vaikka istuu kilometrien päässä. Tämä vaatii kykyä tehdä montaa asiaa yhtä aikaa: kuunnella puhujaa, lukea chatia ja pitää samalla lanka omissa käsissä. Hyvin hoidettuna kysymysten käsittely muuttaa passiivisen katsojan aktiiviseksi osallistujaksi, ja juuri tämä osallistaminen erottaa onnistuneen webinaarin tylsästä esitystallenteesta. Succeen juontajat ovat tottuneet tähän dynamiikkaan monenlaisissa seminaari- ja moderointitilanteissa, joissa yleisön aktivointi on aina keskiössä.

Livetapahtumassa aikataulun liukuminen muutamalla minuutilla harvoin tuntuu dramaattiselta, mutta webinaarissa katsoja sulkee selaimen armotta, jos ohjelma ei etene sujuvasti tai venyy turhaan. Ammattijuontaja pitää aikataulun tiukasti hallussa, ohjaa puhujia eteenpäin kohteliaasti mutta jämäkästi ja varmistaa, että jokainen osio saa oman aikansa katsojan mielenkiinnon herpaantumatta. Tämä vaatii ennakkosuunnittelua yhdessä tuotantotiimin kanssa, selkeää käsikirjoitusta ja kykyä improvisoida, kun jokin osio venyy tai lyhenee suunnitellusta. Kun aikataulu pysyy kasassa, järjestäjä voi luottaa siihen, että tilaisuus päättyy sovitusti ja jättää katsojalle hyvän, ammattimaisen vaikutelman koko brändistä.

Järjestäjälle webinaari on aina riski, koska mikään ei ole niin näkyvää kuin suora lähetys, joka menee pieleen tuhansien silmien edessä. Kokenut ammattijuontaja pienentää tätä riskiä merkittävästi, koska hän on nähnyt vastaavia tilanteita ennenkin ja osaa reagoida rauhallisesti, kun jotain yllättävää tapahtuu. Succeen taustalla on yrityksen perustaja Kaisa Löfgren, yksi Suomen valovoimaisimmista ammattijuontajista, sekä hänen kokoamansa tiimi pitkän linjan ammattilaisia, joiden kokemus ulottuu myös asiapitoisiin striimilähetyksiin ja seminaareihin, ja jotka juontavat sujuvasti suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Voit tutustua tarkemmin Succeen tarjoamiin ammattijuontajiin ja siihen, miten mikki saadaan varmoihin käsiin omaan seuraavaan verkkotilaisuuteen. Lisäksi Succee-juontaja™-takuu antaa järjestäjälle ylimääräistä varmuutta, sillä lisätietoa takuusta löytyy Succeen usein kysytyistä kysymyksistä, jos tyytyväisyys ei toteudu toivotulla tavalla.

Moni järjestäjä ajattelee, että webinaariin riittää kuka tahansa selkeäpuheinen henkilö, mutta todellisuudessa etäyleisön pitäminen mukana vaatii yhtä paljon ammattitaitoa kuin suuren livetapahtuman vetäminen. Yksityiskohdat, kuten äänensävyn vaihtelu, katseen suuntaaminen kameraan ja kyky lukea chatia samalla kun puhuu, oppii vain kokemuksen kautta. Tästä syystä juontajan varaaminen kannattaa tehdä hyvissä ajoin, jotta ehditään käydä läpi käsikirjoitus, tekninen läpimeno ja tilaisuuden tavoitteet yhdessä tuotantotiimin kanssa – niin että myös webinaaristasi tehdään suuri succee. Lisää vinkkejä ja vastauksia yleisimpiin kysymyksiin löytyy Succeen usein kysytyistä kysymyksistä, jossa käydään läpi myös se, millaisiin tapahtumiin Succeen juontajat sopivat parhaiten.

< Edellinen

Seuraava >