Näin hankkeen tulokset kiteytyvät kiinnostavaksi päätöstapahtumaksi

Monivuotiset hankkeet vaativat suunnitellun päätöstilaisuuden

Moni EU-hanke, kehittämisohjelma tai monivuotinen projekti saavuttaa maalinsa, kun rahoituskaudet päättyvät ja tuloksia esitellään sidosryhmille. Vuosien työ, tutkimustulokset, kehitysprojektit ja lukuisat mittarit pitäisi tiivistää parissa tunnissa ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi, joka jää mieleen ja innostaa jatkotoimiin. Tämä on haastavaa, koska yleisössä istuu usein sekä asiantuntijoita että päättäjiä, jotka eivät välttämättä ole olleet mukana koko matkalla. Myöskin rahoittajalle tulee sanoittaa ja havainnollistaa mitä hanke on saanut aikaiseksi.

Ammattitaitoinen juontaja tai moderaattori on juuri se tekijä, joka saa elävän tapahtuman kokemukseksi ja pitää huolen siitä, että hankkeen viesti todella menee perille.

Suunnitelmallinen päätöstilaisuus ei synny sattumalta, vaan se rakennetaan tietoisesti niin, että hankkeen saadaan yksiin kansiin, esimerkkien, tekojen ja toimien kanssa. Kun tilaisuuden juontaminen jätetään ammattilaiselle, hankkeen tekijät voivat keskittyä sisältöön ja asiantuntijuuteensa.

Pitkän hankkeen tulokset kiteytyvät selkeäksi tarinaksi ammattijuontajan avulla

Kokenut juontaja osaa poimia hankkeen keskeisimmät tulokset ja rakentaa niistä tarinan, joka etenee luonnollisesti alusta loppuun. Sen sijaan, että yleisö kuuntelisi peräkkäin useita erillisiä esityksiä, juontaja luo niiden välille sillat ja kertoo, miksi seuraava puheenvuoro on juuri nyt tärkeä. Tämä auttaa erityisesti silloin, kun mukana on useita kumppaneita, rahoittajia ja asiantuntijoita, joilla kaikilla on oma näkökulmansa hankkeeseen.

Hyvä moderaattori myös osaa esittää oikeat kysymykset puhujille ja nostaa esiin ne tulokset ja kohokohdat, jotka kiinnostavat yleisöä eniten. Succeen juontajat ovat tottuneet kiteyttämään laajoja asiakokonaisuuksia niin, että kuulija ymmärtää sekä hankkeen vaikutukset että sen, miksi työ on kannattanut. Näin päätöstilaisuudesta tulee paljon enemmän kuin muodollinen loppuraportti – siitä tulee tapahtuma, jota muistetaan.

Aikataulutus ratkaisee, kun ohjelmassa on monta puhujaa ja sidosryhmää

Monivuotisen hankkeen päätöstilaisuudessa on tyypillisesti tiukka ohjelma: rahoittajan tervehdys, projektipäällikön yhteenveto, useita asiantuntijapuheenvuoroja ja paneelikeskustelu. Kun jokainen puhuja haluaa aikaa omalle asialleen, aikataulu venyy helposti. Ammattijuontaja pitää kellon silmällä huomaamattomasti mutta tehokkaasti, ja osaa ohjata keskustelua eteenpäin ilman, että yleisö kokee kiirettä tai keskeytyksiä.

Juontaja toimii myös luontevana puskurina, jos jokin osa ohjelmasta viivästyy tai puhuja on estynyt tulemaan paikalle. Kokemuksen tuoma tilannetaju mahdollistaa nopean improvisoinnin niin, että ohjelma pysyy sujuvana ja ammattimaisena tilanteessa kuin tilanteessa. Tämä sujuvuus näkyy suoraan siinä, kuinka luottavaisin mielin hankkeen johto voi seurata omaa päätöstilaisuuttaan.

Yleisön osallistaminen tekee päätöstilaisuudesta merkityksellisen kokemuksen

Moni hankkeen päätöstilaisuus jää valitettavasti pelkäksi kuuntelutilaisuudeksi, vaikka yleisössä istuisi juuri niitä ihmisiä, joiden panos ratkaisee tulosten jatkohyödyntämisen. Ammattitaitoinen moderaattori osaa herättää yleisön mukaan keskusteluun kysymyksillä, äänestyksillä tai lyhyillä ryhmäkeskusteluilla, jolloin tilaisuudesta tulee vuorovaikutteinen kokemus passiivisen kuuntelun sijaan. Osallistava ote lisää myös sitä, että hankkeen tulokset jäävät paremmin mieleen ja niistä keskustellaan myöhemmin omissa organisaatioissa.

Succeen juontajat tuovat kokemusta seminaareihin ja vaativiin päätöstilaisuuksiin

Perustaja Kaisa Löfgren on toiminut tapahtuma-alan yrittäjänä liki 20 vuotta ja tämä pitkä kokemus näkyy juuri niissä tilaisuuksissa, joissa asialla on painoarvoa. Kaisa juontaa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, mikä tekee hänestä ja Succeen juontajaverkostosta erinomaisen valinnan monikansallisiin hankkeisiin ja kansainvälisiä rahoittajia sisältäviin tilaisuuksiin. Succeen juontajat tuovat vahvan osaamisen seminaareihin, asiantuntijatapahtumiin ja vaativiin päätöstilaisuuksiin, joissa tulokset esitellään laajalle sidosryhmäjoukolle. Millainen tapahtuma, sellainen juontaja – ja hankkeen päätöstilaisuuteen valitaan aina asiaan sopiva, arvokas mutta lämmin ote.

Näin varaat juontajan hankkeen päätöstilaisuuteen ajoissa

Syksy on tapahtuma-alalla poikkeuksellisen kiireinen sesonki, kun EU-hankkeiden päätöstilaisuudet, seminaarit ja yritysten loppuvuoden tapahtumat ajoittuvat samoihin viikkoihin. Juuri tästä syystä juontaja kannattaa kiinnittää mahdollisimman ajoissa, jotta sisällön suunnitteluun ja käsikirjoitukseen jää riittävästi aikaa. Mitä aiemmin ammattilainen pääsee tutustumaan hankkeen tavoitteisiin, sitä paremmin hän pystyy rakentamaan tilaisuudesta juuri oikean kokonaisuuden ja tehdään päätöstilaisuudestanne suuri Succee.

Kun mietit, kuka sopisi juontamaan oman hankkeenne päätöstapahtuman, kannattaa tutustua Succeen juontajat-sivulle ja lukea lisää usein kysyttyjä kysymyksiä UKK-sivulta. Näin varmistat, että hankkeen vuosien työ saa sille kuuluvan muistettavan päätöksen.